"종이 서류와 중복 타이핑으로 낭비되던 원무과 접수 프로세스를 디지털 셀프 체크인과 통합 관제로 재설계하다."
시작 배경
원무과 재직 경험에서 출발한 실무형 프로젝트
원무과 재직 시절, 신환자가 종이 개인정보동의서를 작성할 때까지 창구 업무가 멈추고, 이를 다시 HIS(EMR)에 수동으로 재입력하는 중복 과정에서 발생하는 병목 현상을 직접 경험했습니다.
- 데이터 이중 입력: 환자가 종이에 작성 → 직원이 동일 내용을 HIS에 다시 타이핑하는 비효율
- 창구 병목: 신환 접수 1건당 4~5분 소요, 대기 환자 누적으로 진료 흐름 저해
목적: 데이터 입력 주체를 환자로 전환하여 대기 시간을 생산적 활동으로 바꾸고, 직원의 단순 타이핑 업무를 줄여 진료와 관제에 집중할 수 있는 환경을 조성합니다.
진행한 일
- 환자 셀프 체크인 UI: 초진/재진 분류 로직을 통한 최적화된 입력 페이지 구현
- 원무과 통합 대시보드: 입력된 환자 데이터를 실시간으로 모니터링하고 상태를 제어하는 관리자 페이지 구축
- 통합 관제 엔진 (진행 예정): 접수 완료 시 환자에게 대기 순번 및 위치 안내 알림톡 자동 발송
- 상태 관리 머신 (진행 예정): 예약/일반 환자의 흐름을 관리하고 예외 상황(예약 지연 등) 발생 시 대응 로직 개발
⭐ 업무 과정 [핵심]
1. 현황 및 문제점 — 종이 기반 프로세스의 구조적 한계
아날로그 접수 프로세스의 이중 작업:
신환 접수 시 환자가 종이 개인정보동의서를 작성하면, 직원은 해당 내용을 그대로 HIS(EMR)에 재입력해야 했습니다. 데이터가 이미 환자에 의해 생성됐음에도 불구하고 시스템으로 옮기는 과정에서 불필요한 인력과 시간이 소모되는 구조였습니다.
업무 페인 포인트:
- 창구 독점 현상: 신환자 한 명의 서류 작성 시간 동안 창구 전체가 멈춰 뒤에 대기한 재진 환자들의 처리가 지연됨
- 휴먼 에러 발생: 손글씨 해독 난해, 오기입으로 인한 데이터 오류 발생
- 누락 리스크: 대기 중인 환자가 진료실로 이동해도 원무과에서 파악 불가능한 상황 발생
2. 실무 중심의 MVP 설계
기술적 현실과 도입 가능성의 균형:
초기에는 복잡한 HIS 연동이나 인터랙티브 버튼 구성을 고민했으나, 현장의 거부감을 줄이고 즉시 도입 가능한 수준으로 MVP 범위를 좁혔습니다.
- '가독성 중심의 정보 전달': 직원이 모니터를 보며 빠르게 HIS에 입력할 수 있도록 화면 레이아웃 최적화
- '직관적인 정보 입력': 환자가 스마트폰으로 직접 입력하는 셀프 체크인 UX 설계
3. 기술적 의사결정 — 하이브리드 운영 전략
EMR 연동 불가 환경을 고려한 설계:
EMR 시스템 직접 수정이 불가능한 현실적 제약을 고려하여, 시스템 안정성과 도입 용이성을 동시에 확보하는 하이브리드 운영 전략을 선택했습니다.
- 환자 입력 데이터는 자체 시스템에 저장·관제
- HIS 최종 입력은 직원의 확인을 거치는 구조 유지 (데이터 무결성 보장)
- 향후 HIS 연동 시에도 기존 구조 변경 없이 API 레이어만 추가 가능한 확장성 고려
결과물
- 환자: 스마트폰으로 사전 정보를 입력하고 대기 스트레스 없이 바로 진료 준비 완료
- 직원: 수기 동의서 해석 없이 모니터에 출력된 데이터를 보고 HIS에 빠르게 입력하는 효율적인 업무 환경 확보
- 병원: 접수 시점부터 진료실까지 환자의 이동 경로가 시각화되어 환자 누락 방지 및 시설 가동률 개선
성장 및 성과
성과 — 접수 효율 개선 (예상)
- 대기 시간 50% 이상 감소: 신환 접수 대기 시간 단축 예상 (실제 적용 시 수치 측정 예정)
- 행정 처리 시간 단축: 직원 1인당 접수 처리 시간 4분 → 2분 단축 예상
- 데이터 정확도 향상: 손글씨 오기입 제거로 HIS 입력 오류율 감소
키운 역량 — 도메인 지식과 아키텍처 설계
- 비즈니스 프로세스 리엔지니어링(BPR): 현장 업무 흐름을 분석하고 디지털 전환 포인트를 도출하는 능력을 체득
- 현장 요구사항 → 기술 MVP 전환: 실무 경험을 바탕으로 도입 가능한 최소 기능을 정의하고, 기획부터 구현까지 단독 수행
- UX와 업무 효율의 균형: 환자(비전문가)와 직원(전문가) 두 사용자를 동시에 고려한 인터페이스 설계